Privacyverklaring voor sollicitanten

1. Persoonsgegevens in het kader van een sollicitatie  

Doel, welke persoonsgegevens, rechtsgrond 
 

Sollicitatie 

Om kandidaat-medewerkers voor Athumi te beoordelen op geschiktheid voor een functie en te selecteren voor die functie, verwerkt de organisatie de volgende persoonsgegevens: 

• Naam, voornaam; 
• Adres; 
• Geboorteplaats; 
• Privé GSM-nummer; 
• Privé e-mailadres; 
• Rijksregisternummer; 
• Gegevens in verband met arbeidsrelatie, beroep en betrekking; 
• Diploma’s en/ of certificaten (Een kopie is voldoende – geen eensluidend verklaarde afschriften); 
• Werkervaring; 
• Gegevens in verband met gevolgde opleidingen; 
• Sollicitatiegegevens en testen; 
• Informatie uit bevragingen; 

Bovenstaande persoonsgegevens worden verwerkt voor de behartiging van een gerechtvaardigd belang van de werkgever (rekrutering en selectie).

Volgende persoonsgegevens kunnen eveneens door Athumi verwerkt worden:  

• Gegevens betreffende de gezondheid, o.a. ziekte, arbeidshandicap, arbeidsgeneeskunde, hospitalisatie, om ervoor te zorgen dat er redelijke aanpassingen gebeuren tijdens de selectieprocedure, en/of; 
• Gegevens waaruit ras of etnische afkomst blijken, om evenredige participatie in het kader van het gelijkekansenbeleid te garanderen. 

Bovenstaande persoonsgegevens worden enkel verwerkt op jouw verzoek in lijn met het decreet van 8 mei 2002 houdende evenredige participatie op de arbeidsmarkt en het decreet van 28 april 1998 betreffende het Vlaamse Integratiebeleid.

Aanleg wervingsreserve 

Tijdens het sollicitatieproces kan het gebeuren dat je niet onmiddellijk wordt aangeworven, maar dat je profiel wel interessant blijft voor toekomstige vacatures. In dat geval kunnen wij een wervingsreserve aanleggen.  
We bewaren jouw persoonsgegevens in dat geval om jou in de toekomst te kunnen contacteren wanneer er vacatures beschikbaar komen die aansluiten bij jouw profiel. Dit helpt ons om sneller te rekruteren en jou kansen te bieden op toekomstige tewerkstelling.

Deze verwerking gebeurt steeds op basis van jouw toestemming en ons gerechtvaardigd belang om een efficiënte rekruteringsprocedure te voeren en geschikte kandidaten te kunnen benaderen voor toekomstige functies. Je kan op elk moment je toestemming intrekken en vragen dat je gegevens worden verwijderd.

Je persoonsgegevens worden maximaal 1 jaar bewaard vanaf het einde van de selectieprocedure. Dit is een redelijke termijn om te garanderen dat je gegevens actueel blijven. Na afloop van deze termijn verwijderen wij jouw gegevens automatisch. 

Referentieonderzoek 

We kunnen eerdere werkgevers contacteren om een betrouwbaar en evenwichtig beeld te vormen van jouw functioneren in professionele context. We vragen enkel die informatie op die jij zelf niet op een objectieve manier kan verstrekken. 

Wij vragen in dat kader bij voorkeur eerst jouw toestemming vooraleer we referenties contacteren. Deze toestemming bevat: 

• Jouw identiteit; 
• Identiteit van de derde die we willen contacteren; 
• De aard van de gevraagde gegevens; 
• De redenen van de opvraging; 
• De periode waarin de toestemming geldt. 

Vermeld je spontaan een referentie in je CV? Dan wordt ervan uitgegaan dat je toestemt met de contactname van de door jou opgegeven referenties.  

Je wordt altijd vooraf geïnformeerd wanneer wij referenties opvragen, inclusief de naam van de persoon die wij contacteren. Je krijgt ook de mogelijkheid om te reageren op de verzamelde informatie. 

Selectiebureaus en samenwerking met externe partijen 

Wanneer een selectiebureau gesprekken of psychologische testen organiseert, verwerkt het persoonsgegevens en moet die verwerking duidelijk en volledig worden uitgelegd in hun privacyverklaring. Het kader waarbinnen het selectiebureau in onze opdracht werkt, kan je consulteren in de verwerkingsovereenkomst [linken].  

Bewaringstermijn 

Wij bewaren jouw persoonsgegevens uitsluitend zolang dit noodzakelijk is voor het voeren van de sollicitatieprocedure.

In elk geval verwijderen wij jouw gegevens ten laatste binnen twee maanden nadat het selectieproces is afgerond. Dit moment valt samen met:

• De datum waarop wij jou informeren dat je niet geselecteerd bent, of 
• De datum waarop jij zelf aangeeft niet verder te willen deelnemen aan de procedure. 

Na afloop van deze periode worden jouw persoonsgegevens op een veilige manier gewist, tenzij je uitdrukkelijk hebt ingestemd met een langere bewaartermijn in het kader van een wervingsreserve.

Indien je sollicitatie tot aanwerving leidt, zullen jouw persoonsgegevens bewaard blijven tot 5 jaar na het beëindigen van de arbeidsovereenkomst. 

Doorgifte  

Jouw persoonsgegevens worden in principe niet aan derden doorgegeven, behalve wanneer een andere overheid een geldige wettelijke grondslag voor de opvraging kan voorleggen. 

Intern hebben enkel de selectieverantwoordelijke, de HR‑contactpersoon en de juryleden toegang tot jouw gegevens, en dit strikt op een need‑to‑know‑basis. 

Wanneer we externe dienstverleners inschakelen, treden zij op als verwerkers onder een verwerkersovereenkomst. 

Mogelijke ontvangers zijn: 

• Vlaamse entiteiten die ondersteunende taken uitvoeren (zoals HFB); 
• Erkende selectiebureaus; 
• Hosting‑ en bevragingsbureaus voor selectiedatabases en klantentevredenheid. 

Alle doorgiften blijven beperkt tot wat strikt noodzakelijk is voor het selectieproces. 

Jouw rechten 

De AVG zorgt ervoor dat je een aantal rechten hebt bij de verwerking van je persoonsgegevens.  
Als je deze wil uitoefenen, kunnen we een bewijs van jouw identiteit vragen om twijfel uit te sluiten, zodat uitgeoefende rechten toegepast worden ten aanzien van de juiste persoon (meestal jezelf) of op de persoonsgegevens van de juiste persoon (meestal van jezelf). 

Hieronder vind je een overzicht van jouw rechten. 

• Recht van inzage 
  Je hebt altijd het recht om inzage te vragen in de persoonsgegevens die wij over je verwerken.  
   
• Recht van verbetering 
  Indien je merkt dat de persoonsgegevens die wij van jou verwerken niet correct zijn, kan je deze gegevens door ons laten verbeteren.  
   
• Recht op gegevenswissing (recht op vergetelheid) 
  In sommige gevallen heb je het recht om je persoonsgegevens door ons te laten vernietigen of wissen. Hou er wel rekening mee dat een wissing ertoe kan leiden dat wij, bij gebrek aan persoonsgegevens, niet langer in staat zijn om aan je vraag te voldoen of onze diensten te verlenen. 
   
• Recht van bezwaar 
  Als Athumi jouw persoonsgegevens verwerkt op basis van een taak van algemeen belan of gerechtvaardigd belang, kan je bezwaar maken tegen die verwerking. In dat geval wegen wij het algemeen belang optioneel of gerechtvaardigd belang af tegen jouw belangen en bepalen wij welke belangen zwaarder wegen. We gaan mogelijk ook na of er bijkomende maatregelen kunnen of moeten genomen worden om ervoor te zorgen dat er tussen die belangen een voldoende evenwicht is. Hou er rekening mee dat dit bezwaar ertoe kan leiden dat we bij gebrek aan persoonsgegevens, jouw vraag of verzoek niet kan beantwoorden of geen andere dienst kan verlenen.   
   
• Recht op beperking van de verwerking 
  Je hebt het recht om de verwerking te beperken: 
  1. Als je de juistheid van jouw persoonsgegevens betwist tijdens een periode die ons toelaat om de juistheid van je gegevens na te gaan; 
  2. Als wij jouw persoonsgegevens toch op een onrechtmatige manier zouden verwerken, maar je niet wil dat we jouw persoonsgegevens verwijderen; 
  3. Als we jouw persoonsgegevens niet meer nodig hebben, maar je die wel nog nodig heeft voor een gerechtelijke procedure; 
  4. Als je bezwaar maakt tegen de verwerking in het kader van een taak van algemeen belang, gerechtvaardigd belang of profilering. Wanneer onze belangen echter zwaarder doorwegen dan jouw rechten en vrijheden, dan zijn we niet verplicht om de verwerking te beperken.
      
• Recht op gegevensoverdracht 
  Je hebt het recht om jouw persoonsgegevens in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm te verkrijgen en aan een ander over te dragen of, indien dit technisch mogelijk is, over te laten dragen: 
  1. Als we jouw persoonsgegevens moeten verwerken volgens een overeenkomst die we met jou gesloten hebben of als je ons uitdrukkelijk toestemming verleende; en 
  2. De verwerking via geautomatiseerde procedés wordt verricht. 
      

• Recht om niet aan geautomatiseerde besluitvorming onderworpen te worden 
  De overheid bepaalt soms zuiver op basis van een aantal kenmerken of je in aanmerking komt voor een dienstverlening. Er is een uitzondering op het recht om niet onderworpen te worden aan geautomatiseerde besluitvorming in deze gevallen: 

  1. Als we jouw persoonsgegevens op die manier moeten verwerken volgens een overeenkomst die we met u gesloten hebben; 
  2. Als dat wettelijk is toegelaten en jouw rechten en vrijheden daarbij beschermd worden; 
  3. Als je ons uitdrukkelijk toestemming verleende. 

  In gevallen 1 en 3 moeten bijkomende en passende maatregelen worden genomen, waaronder het recht op menselijke tussenkomst.